Personalakte WORD

Persönliche Informationen:

• Name:
• Geburtsdatum:
• Adresse:
• Kontaktdaten:

Arbeitsvertrag:

• Eintrittsdatum:
• Vertragsart (Vollzeit/Teilzeit):
• Gehalt:
• Arbeitszeit:

Ausbildung und Qualifikationen:

• Höchster Bildungsabschluss:
• Weiterbildungen/Zusatzqualifikationen:
• Sprachkenntnisse:

Berufserfahrung:

• Frühere Arbeitsstellen:
• Dauer der Beschäftigung:
• Aufgaben und Verantwortlichkeiten:

Leistungsbeurteilungen:

• Aktuelle und vorherige Leistungsbeurteilungen:
• Ziele und Entwicklungsbereiche:

Urlaubs- und Fehlzeiten:

• Zahl der Urlaubstage:
• Bereits genommene Urlaubstage:
• Fehlzeiten und Krankheitstage:

Weitere Dokumente:

• Kopie des Personalausweises:
• Krankenkassenbescheinigung:
• Notfallkontaktinformationen:

Anmerkungen und Sonstiges:

• Bemerkungen des Vorgesetzten:
• Besondere Vorkommnisse oder Ereignisse:
• Sonstige relevante Informationen:

Diese Personalakte dient der sicheren und vertraulichen Aufbewahrung aller wichtigen Informationen über den Mitarbeiter. Sie sollte regelmäßig aktualisiert und gepflegt werden, um einen aktuellen Überblick über die Personalentwicklung zu gewährleisten.

1. Was gehört alles zur Personalakte und was nicht?

Zur Personalakte gehören in der Regel Unterlagen wie Arbeitsverträge, Zeugnisse, Gehaltsabrechnungen, Urlaubsanträge, Beurteilungen, Fortbildungsbescheinigungen, Krankmeldungen und eventuelle Abmahnungen. Persönliche Notizen des Vorgesetzten oder interne E-Mails sollten hingegen nicht in die Personalakte aufgenommen werden.

2. Wie lange müssen Daten in der Personalakte aufbewahrt werden?

Die Aufbewahrungsfrist für Personalakten beträgt in der Regel 10 Jahre nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses. Es gibt jedoch auch spezielle gesetzliche Bestimmungen, die längere Aufbewahrungsfristen vorsehen können.

3. Wer hat Zugriff auf die Personalakte?

Zugriff auf die Personalakte haben in der Regel der betroffene Mitarbeiter selbst, sein direkter Vorgesetzter sowie die Personalabteilung. Externe Personen oder Behörden dürfen nur mit ausdrücklicher Einwilligung des Mitarbeiters oder aufgrund gesetzlicher Bestimmungen Einsicht erhalten.

4. Wie können Mitarbeiter Einsicht in ihre eigene Personalakte erhalten?

Mitarbeiter haben das Recht, Einsicht in ihre eigene Personalakte zu nehmen. Dafür sollten sie einen formlosen Antrag bei der Personalabteilung stellen. Die Einsichtnahme sollte in Anwesenheit eines Vertreters der Personalabteilung erfolgen.

5. Welche Daten dürfen in der Personalakte gespeichert werden und welche nicht?

In der Personalakte dürfen nur dienstliche Informationen wie Arbeitsverträge, Leistungsbewertungen oder Fortbildungsbescheinigungen gespeichert werden. Persönliche Daten wie Gesundheitsinformationen oder politische Einstellungen dürfen nicht in der Personalakte aufbewahrt werden.

6. Welche Vorschriften und Gesetze regeln die Führung einer Personalakte?

Die Führung einer Personalakte unterliegt in Deutschland verschiedenen gesetzlichen Bestimmungen und Vorschriften. Zu den wichtigsten Gesetzen gehören das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG), das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz (AGG) und das Arbeitnehmerdatenschutzgesetz (BDSG). Diese Gesetze regeln den Umgang mit personenbezogenen Daten, den Schutz der Persönlichkeitsrechte von Mitarbeitern und die Aufbewahrung von Akten.

7. Was passiert bei einem Wechsel des Vorgesetzten in Bezug auf die Personalakte?

Bei einem Wechsel des Vorgesetzten sollte die neue Führungskraft über den Inhalt der Personalakte informiert werden. Es ist wichtig, dass die neue Führungskraft Zugriff auf relevante Informationen hat, um eine kontinuierliche Betreuung und Führung des Mitarbeiters sicherzustellen. Es empfiehlt sich, in einem Übergabegespräch relevante Informationen auszutauschen und sicherzustellen, dass die Personalakte korrekt und aktuell ist.

8. Wie sollte die Personalakte vor unbefugtem Zugriff geschützt werden?

Die Personalakte sollte grundsätzlich vor unbefugtem Zugriff geschützt werden, um die Vertraulichkeit der Daten zu gewährleisten. Dazu können verschiedene Maßnahmen ergriffen werden, wie zum Beispiel die Aufbewahrung in einem abschließbaren Schrank oder Schutz durch ein elektronisches Zugriffskontrollsystem. Der Zugriff sollte zudem nur autorisierten Personen gestattet sein und es sollte eine Dokumentation darüber geben, wer die Personalakte einsehen darf.

9. Was tun, wenn ein Fehler in der Personalakte entdeckt wird?

Wenn ein Fehler in der Personalakte entdeckt wird, ist es wichtig, diesen umgehend zu korrigieren. Der Mitarbeiter sollte den Fehler schriftlich festhalten und an die zuständige Stelle im Unternehmen weiterleiten, um eine Korrektur vorzunehmen. Es ist ratsam, eine Kopie der korrigierten Unterlagen zu behalten und sicherzustellen, dass die Fehlerbehebung dokumentiert wird.

10. Wie sollte die Personalakte bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses behandelt werden?

Bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses sollte die Personalakte sorgfältig behandelt werden. Es empfiehlt sich, eine Abschlussprüfung der Akte durchzuführen, um sicherzustellen, dass alle relevanten Informationen enthalten sind und keine persönlichen Daten in der Akte verbleiben, die nicht mehr benötigt werden. Die Personalakte sollte anschließend gemäß den gesetzlichen Vorschriften aufbewahrt oder vernichtet werden, je nach den geltenden Regelungen im Unternehmen.

11. Sind digitale Personalakten genauso rechtskonform wie papierbasierte Akten?

Ja, digitale Personalakten können genauso rechtskonform sein wie papierbasierte Akten, solange bestimmte Sicherheitsvorkehrungen getroffen werden. Es ist wichtig sicherzustellen, dass die Daten in digitalen Akten gut geschützt sind und nur autorisierte Personen Zugriff haben. Ebenso müssen die Datenschutzbestimmungen eingehalten werden, um die Integrität und Vertraulichkeit der Informationen zu gewährleisten. Es empfiehlt sich, eine sichere und verschlüsselte Software oder Plattform für die Verwaltung digitaler Personalakten zu verwenden.

12. Welche Informationen müssen in der Personalakte vertraulich behandelt werden?

Alle Informationen in der Personalakte, die personenbezogene Daten enthalten, müssen vertraulich behandelt werden. Dazu gehören Angaben wie Geburtsdatum, Anschrift, Sozialversicherungsnummer, Gehaltsinformationen, Gesundheitsdaten, Beurteilungen oder Disziplinarmaßnahmen. Diese sensiblen Informationen dürfen nur von autorisierten Personen eingesehen werden und müssen vor unbefugtem Zugriff geschützt werden, um die Privatsphäre der Mitarbeiter zu wahren.

13. Wie sollten sensible Informationen in der Personalakte geschwärzt werden?

Sensible Informationen in der Personalakte sollten geschwärzt werden, um die Vertraulichkeit zu gewährleisten, wenn die Akte an Dritte weitergegeben wird. Dabei sollten die geschwärzten Bereiche unleserlich gemacht werden, z.B. indem sie mit einem schwarzen Marker übermalt werden. Es ist wichtig, sicherzustellen, dass die geschwärzten Informationen nicht mehr lesbar sind, um die Privatsphäre des Mitarbeiters zu schützen.

14. Wer ist für die Aktualisierung und Pflege der Personalakte verantwortlich?

Die Verantwortung für die Aktualisierung und Pflege der Personalakte liegt in der Regel beim Personalwesen oder der Personalabteilung. Es ist wichtig, dass die Daten in der Personalakte regelmäßig aktualisiert werden, z.B. bei Gehaltserhöhungen, Beförderungen oder Änderungen der persönlichen Daten der Mitarbeiter. Die Person, die die Personalakte führt, sollte sicherstellen, dass alle Informationen korrekt und aktuell sind, um eine genaue und zuverlässige Dokumentation zu gewährleisten.

15. Gibt es spezielle Bestimmungen für die Aufbewahrung von Personalakten von Auszubildenden oder Praktikanten?

Ja, für die Aufbewahrung von Personalakten von Auszubildenden oder Praktikanten gelten spezielle Bestimmungen. In der Regel müssen diese Akten nach dem Ende des Ausbildungsverhältnisses oder Praktikums noch für eine bestimmte Zeit aufbewahrt werden, z.B. um gesetzliche Aufbewahrungsfristen einzuhalten. Es ist wichtig sicherzustellen, dass auch in diesen Akten alle relevanten Informationen enthalten sind und die Vertraulichkeit gewahrt wird, auch nachdem das Arbeitsverhältnis beendet wurde.

Schritt 1: Informationen sammeln

Sammele alle relevanten Informationen über den Mitarbeiter. Dazu gehören persönliche Daten, Kopien von Zeugnissen, Verträgen, Weiterbildungen etc.

Schritt 2: Struktur planen

Überlege dir eine klare Struktur für die Personalakte, z.B. nach Kategorien wie Personalstammdaten, Verträge, Arbeitszeugnisse, Weiterbildungen etc.

Schritt 3: Dokumentation beginnen

Erstelle eine neue Datei oder einen Ordner für die Personalakte, und benenne sie eindeutig, z.B. „Personalakte_Mustermann_Max“.

Schritt 4: Daten eintragen

Füge die gesammelten Informationen in die entsprechenden Kategorien der Personalakte ein. Achte darauf, die Dokumente datenschutzkonform zu speichern.

Schritt 5: Aktualisierung sicherstellen

Stelle sicher, dass die Personalakte regelmäßig aktualisiert wird, z.B. bei Vertragsänderungen, Gehaltserhöhungen oder Weiterbildungen.

Beispiel:

Wenn Max Mustermann eine Gehaltserhöhung erhält, füge das entsprechende Dokument in die Kategorie „Gehaltsdokumente“ seiner Personalakte ein und aktualisiere das Datum.

Schritt 6: Sicherung der Personalakte

Stelle sicher, dass die Personalakte sicher gespeichert wird, z.B. in einem verschlossenen Aktenschrank oder einem geschützten elektronischen System.

Schritt 7: Zugriffsrechte vergeben

Vergebe Zugriffsrechte nur an autorisierte Personen, um die Vertraulichkeit der Daten zu gewährleisten.